职场上实现有效时间管理,提高工作效率的方法有哪些?
以下从两个方面简单分享一下自己的浅显理解,希望对你有所参考:
从观念的角度:
时间是个刚性的东西,你在意它在那里,你不在意它也在那里,不会多也不会少,你对它无能为力。所以真正能管理的不是时间,而是自己。管理好自己,你就有效地使用了时间。
提高工作效率不是做更多的事情,而是做更重要的事情,因为更重要的事情就是那些做了就能让其他事情显得不重要,甚至不用再做的事情。
从方***的角度:
【使用更高效的工具】人类和其他动物主要区别之一就是懂得使用工具,通过工具的使用提高了人类的能力范围,提升了工作的效率。所以从某种程度上讲,每一次人类的进步都是工具使用效率提升的过程。所以第一个方法就是使用更高级的劳动工具,比如以前做财务账目用纸张、铅笔、算盘,后来用了计算器,再到后来用了电脑,以前月末结账时为了找出一个帐差可能需要加班一晚上,而现在有了ERP系统,那么可能几分钟就能找到原因。
【提高精力使用效率】很多人觉得提高工作效率就是同时做更多的事情,其实这是严重的误解,甚至可以说是错误。当处理比较复杂的问题时,人一心不可二用!当多工作同时进行的时候,大脑的工作过程是这样子的:
1、停止正在做的事情
2、清楚上一件事情相关的信息
3、获取并读取下一件事情相关的信息
4、开始做这件事
所以当一个人在多个任务之间切换的时候,我们大部分精力都浪费在“任务切换”的过程中,所以效率不仅不能提高而且会严重降低工作效率。
基于以上大脑工作的原理,所以建议有以下方法:
一次只做一件事情
做更少的事情
做更重要的事情
把更多的时间花在最重要的事情上
把最重要的事情做得更加完美
以上从观念、从方法两个角度分析了时间管理和提高效率的问题,其实从分析浪费时间和阻碍效率的原因角度分析也能得到很多对治的,行之有效的方法。如有兴趣可以在评论区大家一起讨论。
那些在职场中发展得很好、工作效率很高的人无一不是把自己的时间管理得井井有条。做好时间管理,有以下几个建议:
一、要把你的时间有效的分成几个部分:工作必要投入时间,就是为常规工作必须投入的时间,另外还有灵活运用的时间。
在常规付出的时间里,要明确每一天的工作任务,然后必须要投入的时间就把大块的时间专注在手头工作上面,另外把工作更具重要紧急两个维度讲任务分成不通类型,去做那些重要又紧急的工作。
二、利用好清单,避免多任务切换。
每个月我的手机日程安排都会提前排好,重要的出差、约见和电话会议等等,写下来的好处是不用让这些程序一直在大脑后来运行,可以留出更多的内存完成重要的任务,并且能在过程中保持专注。建议专注工作时可以备一个记事本,如果有其他的灵感出来,随时记下来,但不要想到一个就去做一个,很多时候就因为要查一个资料,又在网络上浏览了很长时间,而毫无意识,所以一定要避免这样的情况,就是避免多任务切换。
养成每天定时做一些常规的事物,就像习惯一样,这样是最不费力气最有效的路径,比如每天要看的常规数字报表,固定的时间固定做一些固定的事情,对自身启动来讲消耗最低。
利用好碎片时间,通勤路上听书或者读书,或者浏览行业信息。两个重要任务之间,烧壶水,泡杯茶等,回复微信,或者等电梯的时候打一个短电话。
理想的状态是能够日事日毕、日清日高。这句话由海尔集团的首席执行官张瑞敏提出,后来也成为日事清(嗯是我)所倡导的工作理念。不过理念虽好,实践起来emmmm还是要视每个人的特点和习惯而异。
日常工作中,我们所接到的任务目标大多是已确定的了,其实导致工作效率低下的方面无非就在于任务优先级的判定、工作内容的切割、以及怎么找到适合自己的工作节奏。
面对问题,普通人的解决路径是:问题及原因—解决办法
而高端的版本是:问题及原因—理想的状态—最佳策略
任务的优先级:重要的工作优先
按照四象限法则,把工作任务分为四类:重要且紧急;重要但不紧急;紧急而不重要;不紧急不重要
(日事清web端办公软件)
需要注意的是,占据工作比重最大的应该是重要不紧急的内容,约60%;然后是重要且紧急的内容20%、紧急不重要15%和不紧急不重要5%。
这里还需要拿好小本本记一下:比例不是死的,最重要的是明白四象限的用途——警惕投入过多的时间去做紧急重要的事,一般重要的事拖延到了不得不做的时候,长此以往就基本可以断定拖延症晚期了。
拖延症很危险,防患于未然——把更多的时间留给重要不紧急的事,想想生活和工作中,重要而不紧急的事可以有哪些?是不是投报比会更加可观?
学会切割:拆分任务目标到可行为止
任务优先级确定好了,下一步就是拆分目标了。
首先明确任务目标,把你要做的事分解成几个符合自己工作习惯的小任务。这里推荐番茄工作法。只有明确了目标,把任务分配到具体的时间,任务才能最快最有效地完成。
此外,有的人上午可能更适合思考费力的问题,而有的人可能晚上更愿意做这类工作。工作习惯因人而异,题主可以尝试多种办法来了解一下自己的工作习惯。了解自我、总结提升,是提升效率的最快路径。
另外,工作的基本技能和沟通协作应该每个人都必须掌握的,由于这些原因而导致的效率低下会很让人拙计。。。
量身定制的工具:适合自己的工作节奏
在时间管理和团队协作的工具方面,我悄***自荐一下。毕竟无论是用来管理自己的时间还是长期的计划,使用日事清都非常合适……毕竟我还有三个特殊的看板:***、日程和笔记啊~三个看板分别用来做中长期***、每日的任务和任务总结,兼顾了个人工作和企业团队协作。。。
emm以及网页版和移动端都可以用嗷